Izraz konferenca se lahko uporablja za opis katerega koli srečanja ljudi, ki se ‘posvetujejo’ o določeni temi. Daleč stran od stereotipne ‘konference podjetja ob koncu leta’, ki je le izgovor za celotno podjetje, da se umakne v eleganten hotel in ima zabavo ob koncu tedna, načrtovanje in izvedba uspešne in učinkovite konference zahteva veliko časa, disciplina in predanost.
Glede na velikost vašega projekta uspešno načrtovanje konference vključuje naslednje:
- Ustanovitev odbora za načrtovanje konference.
- Natančno načrtovanje proračuna.
- Izbira primernega konferenčnega prostora..
- Pogajanje o sporazumih in pogodbah z vsemi potrebnimi strankami.
- Iskanje govorcev in voditeljev, ki ustrezajo namenu konference.
- Načrtovanje programa.
- Izvajanje konferenčnega načrta.
Poleg teh dejavnikov morate razmisliti tudi o posebnem namenu vaše konference
Konference so lahko predstavljene kot spodbujevalni dogodki, tečaji usposabljanja, prodajne konference, seminarji in/ali delavnice, te različne teme pa predstavljajo različne izzive pri načrtovanju in izvedbi.
Prvi korak pri načrtovanju vaše konference je sestavljanje odbora za načrtovanje in imenovanje koordinatorja konference. Velikost vašega odbora za načrtovanje mora ustrezati velikosti vaše konference, saj lahko prevelik odbor povzroči pomanjkanje organizacije in neodločnost. V bistvu bi morali iskati osebe za delo v vašem odboru, ki:
- So kvalificirani za službo zaradi svojih izkušenj z bistvenimi vprašanji.
- So zanesljivi.
- So sposobni sprejeti odgovornost.
- Dobro sodelujte z drugimi.
- Lahko sprejema odločitve.
- Lahko spoštuje odločitev večine.
Koordinator konference je lahko imenovan interno ali eksterno, z drugimi besedami, eden od obstoječih članov odbora ali oseba, ki je izjemno usposobljena za načrtovanje konference in je za svoje storitve najeta z zunanjo agencijo. Čeprav je pogosteje izbrati osebo, ki že dela v vašem odboru, najem zunanjega koordinatorja omogoča članom odbora, da ostanejo osredotočeni na zadeve, ki so bolj osrednjega pomena za njihova običajna delovna mesta. Delo odbora za načrtovanje konference je honorarno; za koordinatorja lahko konferenca postane samostojna naloga!
Proračun konference je treba pripraviti s premišljenim postopkom, ki vključuje sponzorja, odbor za načrtovanje in koordinatorja. Koordinator bi moral imeti popoln nadzor nad proračunom, kajti če plačila odobri kdo drug kot koordinator, ga bo težko odzvati na odgovornost za izdatke. Na proračun ne bi smeli gledati kot na finančni dokument, ampak bolj kot dokument načrtovanja in upravljanja. Gre za seznam vseh pričakovanih izdatkov, virov financiranja in predvidenih prihodkov. Del priprave konferenčnega proračuna zahteva sestavljanje razdeljenega folija. To je delitev stroškov, ki navaja stroške, ki jih krije glavni konferenčni račun, in stroške posameznih gostov.
Ko se odločate za lokacijo vaše konference, je pomembno, da si pustite čas. Več časa ko boste imeli za izbiro mesta, boljše bodo vaše možnosti. Usklajevanje vaše konference s pravo vrsto objekta je bistvenega pomena. Če na primer načrtujete konferenco z veliko prostega časa, mora biti konferenčni center v bližini lokalnih restavracij in znamenitosti. Po drugi strani pa, če udeleženci konference letijo z letalom za enodnevni ali dvodnevni postanek, naj bo čim bližje letališču ali na letališču, vaš čas potovanja po tleh skrajša na minimum.